Uiteraard kunt u met Excel een prachtige project planning maken voor uw organisatie of bedrijf. Vele klanten van ons hebben dit in het verleden ook gedaan en het is ook zeer begrijpelijk. Microsoft Excel is meestal al aangeschaft via het Microsoft Office pakket. En het kan zelfs al in gebruik zijn als een gewoon spreadsheet programma om bepaalde administratieve handelingen te verrichten.
Daarna heeft u besloten om Excel te gebruiken voor uw rooster, planning of agenda. Dit kan inderdaad werken. Wij hebben in het verleden mooie voorbeelden gezien. Echter willen wij toch een aantal verschillen benoemen:
Bent u nog niet overtuigd? Twijfelt u om over te stappen naar PlanningPME? Probeer onze demo! Vraag naar de mogelijkheden: info@planningpme.nl
Planning maken in Excel
Wilt u nog steeds weten hoe u een planning in Excel maakt? Volg dan de volgende instructies:
Een overzicht krijgen van uw medewerkers en vooral de vraag omtrent personeels-belasting en invulling hiervan kan een complexe taak zijn. Als u geen gebruikt maakt van een tool die een mooi overzicht geeft dan moet u dit helemaal zelf laten berekenen. Mocht uw vraag en aanbod veranderd gedurende de tijd dan wordt u geforceerd om dit gehele proces opnieuw te doen. Dit kan heel veel tijd kosten.
Geen probleem. Bespaar kosten en voer dit uit met Microsoft Excel. Ik zal u laten zien dat een maand-overzicht van uw resources snel gemaakt kan worden. Door gebruik te maken van Draaitabellen kunt u een kleine applicatie in Excel maken die deze taak volbrengt. Veranderd uw vraag en aanbod van resources dan zal de applicatie snel uitrekenen wat er moet veranderen.
Voordat we beginnen zal ik een aantal definities benoemen:
Het aantal benodigde resources: Het totaal aantal niet toegekende resources dat een project nodig heeft. Dit kan budget, personeel, of materiaal zijn. In het voorbeeld zal ik personeel gebruiken
Het resource overzicht: Dit is een overzicht van de exacte resources ( in dit geval personeel) dat een project nodig heeft en hoeveel resources (kan uitgedrukt worden in uren, dagen, hoeveelheid etc) een project nodig heeft.
Het Werkplan: Dit is een overzicht van de taken die de resources uitvoeren en wanneer zij dat doen.
Stap 1: Open Microsoft Excel
Stap 2. Maak een spreadsheet aan voor het Werkplan.
Dit plan bestaat uit de volgende kolommen.
- Naam taak
- Startdatum
- Einddatum
- Maand
- ‘Effort Hours’
- Kolommen voor iedere Resource dat u in uw team heeft ( in dit voorbeeld gebruik ik een kolom voor John, Anne, Peter, Liza, en Sjors.
Het spreadsheet ziet er dan zo uit:
De Naam Taak is de naam van de handeling die door een resource moeten worden uitgevoerd. De startdatum en einddatum geven een bereik van tijd weer voor de taken. Ik wil verder de planning beheren op specifieke data en niet op maanden of weken. Dit geeft mij een beter gevoel van timing van het project en een beter gedetailleerd beeld. Maar dit kunt u natuurlijk anders doen. In dit voorbeeld zijn deze twee kolommen minder belangrijk. De maand-kolom is echter wel belangrijk. Deze kolom geeft aan wanneer de taak gedaan moet worden. Gebruikte uren is het totaal aantal uren dat toegeschreven is aan iedere resource per taak.