Planningssoftware voor dienstverlenende bedrijven

Plan de juiste medewerker bij de juiste klant

Niet iedere medewerker is geschikt voor iedere opdracht. Een servicemonteur heeft andere kennis dan een inspecteur. Een consultant kan gespecialiseerd zijn in een bepaald vakgebied.

In PlanningPME kunt u vaardigheden en competenties aan medewerkers koppelen. Hierdoor kunt u bij het plannen rekening houden met:

• beschikbaarheid en werktijden;
• expertise en afdeling;
• verlof en afwezigheid;
• reeds geplande werkzaamheden.

Zo vindt u sneller de juiste persoon voor een opdracht.

Afspraken, opdrachten en interventies centraal plannen

PlanningPME kan worden gebruikt voor verschillende soorten dienstverlening. Breng de werkzaamheden van uw organisatie samen op één planbord.

• Klantafspraken en advieswerkzaamheden
• Onderhoud, reparaties en installaties
• Inspecties en audits
• Leveringen en periodieke service
• Projecten en interne werkzaamheden

Met kleuren, statussen, categorieën en eigen velden kunt u de planning aanpassen aan uw eigen organisatie. Zo ziet een planner direct wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is.

Terugkerende dienstverlening automatisch plannen

Veel dienstverlenende bedrijven voeren werkzaamheden periodiek uit. Bijvoorbeeld iedere maand een inspectie, ieder kwartaal onderhoud of iedere week een vaste afspraak bij een klant.

Met terugkerende taken hoeft u dergelijke werkzaamheden niet iedere keer opnieuw handmatig in te voeren.

• Periodieke werkzaamheden vooraf in de planning opnemen
• Terugkerende afspraken aanpassen wanneer dat nodig is

Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat periodieke afspraken worden vergeten.

Snel reageren op spoed en wijzigingen

Een medewerker wordt ziek. Een klant belt met spoed. Een afspraak loopt uit. Dat is dagelijkse praktijk binnen veel serviceorganisaties.

Met een centrale planning ziet u direct welke medewerkers beschikbaar zijn en kunt u een opdracht verplaatsen of aan iemand anders toewijzen.

• Beschikbare medewerkers vinden voor een spoedopdracht
• Werkzaamheden verplaatsen of opnieuw toewijzen
• Bij vervanging rekening houden met de benodigde vaardigheden

Zo houdt u ook bij wijzigingen overzicht over de inzet van uw team.

Ook voertuigen, ruimtes en materiaal plannen

Voor een opdracht kan naast een medewerker ook een bedrijfswagen, apparaat, ruimte of ander hulpmiddel nodig zijn. PlanningPME kan daarom zowel menselijke als materiële resources plannen.

• Medewerkers, bedrijfswagens en servicevoertuigen
• Machines, meetapparatuur en gereedschap
• Vergaderruimtes en andere gedeelde middelen

Zo ziet u of een medewerker beschikbaar is, maar het benodigde voertuig of materiaal al ergens anders is ingepland.

Altijd inzicht in capaciteit en werklast

Een volle agenda betekent niet automatisch een efficiënte planning. De ene medewerker kan volledig volgepland zijn terwijl een collega nog ruimte heeft.

Met PlanningPME krijgt u inzicht in werklast en beschikbare capaciteit. Hierdoor kunt u werkzaamheden beter over uw team verdelen en sneller antwoord geven op vragen als:

• Wie heeft deze week nog ruimte?
• Kunnen we deze nieuwe opdracht aannemen?
• Welke afdeling is zwaar belast?
• Wanneer kunnen we deze klant helpen?
• Welke medewerkers kunnen werk van elkaar overnemen?

Zo gebruikt u de planning niet alleen om afspraken vast te leggen, maar ook om vooruit te kijken.

Eén gedeelde planning voor kantoor en buitendienst

De planner zit op kantoor, medewerkers werken bij klanten en managers willen inzicht in de actuele bezetting. Met PlanningPME Web Access kan de planning online worden geraadpleegd.

Met gebruikersrechten bepaalt u welke informatie iedere gebruiker kan bekijken of wijzigen. Een planner kan bijvoorbeeld het volledige overzicht beheren, terwijl een medewerker alleen zijn eigen planning ziet.

• Online toegang tot de planning voor kantoor en buitendienst
• Gebruikersrechten voor het bekijken en wijzigen van informatie
• Meldingen om betrokken medewerkers op de hoogte te houden

Zo werkt iedereen vanuit dezelfde actuele planning.

Klanten en planning bij elkaar

Bij dienstverlening is de klant vaak het uitgangspunt van een afspraak of opdracht. Daarom kunt u in PlanningPME ook klantinformatie aan werkzaamheden koppelen.

Zo ziet u vanuit de planning direct voor welke klant een medewerker is ingepland en welke werkzaamheden daar uitgevoerd moeten worden.

• Klantinformatie koppelen aan afspraken en opdrachten
• Eerder geplande werkzaamheden raadplegen wanneer een klant opnieuw contact opneemt

Dat maakt de planning niet alleen handig voor planners, maar ook voor medewerkers die dagelijks klanten bedienen.

Van Excel naar professionele serviceplanning

Veel dienstverlenende bedrijven beginnen met Excel. Zolang het aantal medewerkers en afspraken beperkt blijft, kan dat prima werken. Maar naarmate een organisatie groeit, ontstaan vaak herkenbare problemen:

• meerdere versies van dezelfde planning;
• afspraken worden dubbel ingepland;
• wijzigingen worden niet overal doorgevoerd;
• onduidelijkheid over beschikbare medewerkers;
• veel bellen en berichten om de planning af te stemmen;
• steeds meer tabbladen, kleuren en formules.

Op dat moment wordt Excel eigenlijk gebruikt als planningsprogramma. PlanningPME is ontwikkeld om deze planning centraal, visueel en gezamenlijk te beheren.

PlanningPME naast uw andere bedrijfssoftware

PlanningPME hoeft uw CRM, ERP, boekhoudpakket of andere bedrijfssoftware niet te vervangen. De kracht zit in de operationele vraag:

Wie doet wat, waar en wanneer?

Via import, export, API en beschikbare integratiemogelijkheden kan PlanningPME naast andere systemen binnen uw organisatie worden gebruikt. Welke gegevensuitwisseling mogelijk is, hangt af van de systemen en de gekozen inrichting.

Zo houdt ieder systeem zijn eigen functie en krijgt de planning een centrale plaats in de dagelijkse operatie.