Planningssoftware voor administratie en accountantskantoren

Plan werkzaamheden per klant of dossier

Binnen administratieve dienstverlening staat de klant vaak centraal. In PlanningPME kunt u werkzaamheden koppelen aan klanten en projecten. Een project kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een dossier, opdracht, controle of specifieke klantactiviteit.

Zo ziet u eenvoudig:

• welke werkzaamheden voor een klant gepland staan;
• wie daarvoor is ingepland;
• hoeveel capaciteit is gereserveerd;
• wanneer werkzaamheden plaatsvinden;
• welke activiteiten eerder zijn ingepland.

Hierdoor kunt u zowel vanuit de medewerker als vanuit de klant of opdracht naar de planning kijken.

Direct inzicht in capaciteit en werklast

Een medewerker kan op papier beschikbaar lijken, maar ondertussen al meerdere dossiers en deadlines hebben. Daarom is inzicht in werklast minstens zo belangrijk als alleen beschikbaarheid.

Met PlanningPME kunt u vooruitkijken en sneller zien:

• welke medewerkers volgepland zijn;
• waar nog ruimte beschikbaar is;
• waar piekbelasting ontstaat;
• welke werkzaamheden kunnen worden verschoven;
• hoe opdrachten beter over het team verdeeld kunnen worden.

Dat is vooral waardevol rondom drukke periodes zoals jaarafsluitingen, aangiften en audits.

Terugkerende werkzaamheden vooraf plannen

Veel administratieve taken keren iedere week, maand, kwartaal of ieder jaar terug. Met terugkerende boekingen hoeft u deze werkzaamheden niet telkens opnieuw handmatig aan te maken.

• Maandelijkse verwerking en salarisruns
• Btw-aangiften
• Periodieke klantbesprekingen
• Controles en rapportages
• Interne overleggen

Door deze werkzaamheden vooraf te plannen ontstaat eerder inzicht in toekomstige drukte.

De juiste medewerker voor iedere opdracht

Niet iedere medewerker heeft dezelfde kennis of ervaring. Binnen een accountants- of administratiekantoor kan bijvoorbeeld onderscheid bestaan tussen medewerkers gespecialiseerd in:

• salarisadministratie en belastingzaken;
• jaarrekeningen en audits;
• specifieke branches;
• financiële rapportage;
• bepaalde softwarepakketten.

In PlanningPME kunt u vaardigheden en competenties aan medewerkers koppelen. Daardoor kunt u bij het verdelen van werkzaamheden rekening houden met zowel beschikbaarheid als expertise.

Afwezigheid, opleiding en thuiswerken in dezelfde planning

Vakantie, ziekte en opleidingen beïnvloeden de beschikbare capaciteit. Bij thuiswerken wilt u daarnaast weten waar iemand werkt en voor welke afspraken diegene inzetbaar is.

PlanningPME kan deze informatie samen met de werkzaamheden in één planning tonen. Zo ziet u:

• wie op kantoor aanwezig is;
• wie thuiswerkt;
• wie verlof heeft;
• wie een opleiding volgt;
• welke capaciteit werkelijk beschikbaar is.

Dat helpt om opdrachten te verdelen op basis van de daadwerkelijke beschikbaarheid van uw medewerkers.

Eén planning voor het hele kantoor

Wanneer managers, teamleiders en medewerkers allemaal verschillende agenda’s of spreadsheets gebruiken, kost afstemming onnodig veel tijd. PlanningPME maakt het mogelijk om vanuit één centrale planning te werken.

Met gebruikersrechten bepaalt u welke informatie iemand mag bekijken of wijzigen. Afhankelijk van de inrichting kan bijvoorbeeld:

• een manager het volledige kantoor bekijken;
• een teamleider zijn eigen team zien;
• een medewerker zijn eigen planning raadplegen;
• een gebruiker alleen leesrechten krijgen.

Iedereen werkt vanuit dezelfde actuele informatie.

Plan ook vergaderruimtes en andere middelen

Naast medewerkers kunnen ook materiële resources worden ingepland.

• Vergaderruimtes en spreekkamers
• Flexplekken
• Bedrijfswagens
• Gedeelde apparatuur

Zo ziet u bij het plannen van een klantafspraak direct of zowel de medewerker als de benodigde ruimte beschikbaar is.

Van Excel naar een professionele capaciteitsplanning

Veel administratie- en accountantskantoren plannen met Excel. Bij een klein team kan dat prima functioneren. Maar zodra het aantal medewerkers, klanten en opdrachten groeit, ontstaan vaak herkenbare problemen:

• meerdere versies van hetzelfde bestand;
• veel handmatig bijwerken;
• moeilijk inzicht in totale capaciteit;
• onduidelijkheid over werkverdeling;
• piekbelasting wordt te laat zichtbaar;
• wijzigingen moeten apart worden gecommuniceerd.

PlanningPME vervangt deze losse planningen door één centraal en visueel overzicht. Planningsgegevens kunnen ook worden geëxporteerd naar Excel voor verdere analyse en rapportage.

PlanningPME naast uw boekhoud- of ERP-software

PlanningPME is geen boekhoudpakket en vervangt geen gespecialiseerde financiële software. Uw bestaande systemen kunnen gebruikt blijven worden voor bijvoorbeeld:

• financiële administratie en facturatie;
• salarisverwerking;
• belastingaangiften;
• dossierbeheer;
• urenregistratie.

PlanningPME richt zich op de operationele vraag: wie werkt wanneer aan welke klant of opdracht?

Via import, export, API en integratiemogelijkheden kan PlanningPME naast andere bedrijfssoftware worden ingezet. Welke gegevensuitwisseling mogelijk is, hangt af van de systemen en de gekozen inrichting.