Planningssoftware voor advocatenkantoren en juridische organisaties

Plan werkzaamheden per cliënt en dossier

Binnen juridische dienstverlening zijn cliënten en dossiers vaak het uitgangspunt van het werk. In PlanningPME kunt u werkzaamheden aan een cliënt en project koppelen. Een project kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een dossier, zaak of specifieke opdracht.

Hierdoor kunt u vanuit de planning bekijken welke werkzaamheden bij een bepaalde cliënt of een bepaald dossier horen. Dat geeft inzicht in:

• geplande afspraken en toegewezen medewerkers;
• werkzaamheden binnen het dossier;
• eerder geplande activiteiten;
• toekomstige inzet en capaciteit.

Zo krijgt de planning niet alleen betekenis per medewerker, maar ook per cliënt of zaak.

Zie direct wie beschikbaar is

Nieuwe opdrachten kunnen onverwacht binnenkomen. Dan wilt u niet eerst verschillende agenda’s openen om te bepalen wie ruimte heeft.

PlanningPME geeft inzicht in beschikbaarheid en werklast van medewerkers. Hierdoor ziet u sneller waar nog capaciteit zit en waar de planning al volloopt.

• Wie kan een nieuw dossier oppakken?
• Welke jurist heeft volgende week nog capaciteit?
• Hoe is het werk verdeeld over het team?
• Wie kan een collega vervangen tijdens afwezigheid?

Zo kunt u werkzaamheden evenwichtiger verdelen en eerder reageren wanneer de werkdruk toeneemt.

Houd rekening met specialismen en vaardigheden

Binnen juridische organisaties heeft niet iedere medewerker dezelfde expertise. De ene jurist richt zich bijvoorbeeld op arbeidsrecht, terwijl een collega gespecialiseerd is in ondernemingsrecht, vastgoedrecht of contracten.

In PlanningPME kunt u vaardigheden en competenties aan medewerkers koppelen.

• Expertise en specialismen per medewerker vastleggen
• Bij het plannen rekening houden met beschikbaarheid én deskundigheid

Zo zoekt u naar iemand die tijd heeft en bij de opdracht past.

Afspraken en terugkerende werkzaamheden plannen

Veel werkzaamheden komen regelmatig terug. Met terugkerende boekingen kunnen deze activiteiten vooraf in de planning worden opgenomen.

• Periodiek cliëntoverleg en dossierbesprekingen
• Teamvergaderingen en terugkerende interne taken
• Controles, opleidingen en evaluaties

Ook meldingen en herinneringen kunnen helpen om medewerkers op de hoogte te houden van geplande activiteiten en wijzigingen.

Verlof en afwezigheid meteen zichtbaar

Vakantie, opleiding, ziekte en andere afwezigheid hebben direct invloed op de beschikbare capaciteit.

Wanneer deze informatie in dezelfde planning staat, ziet u bij het verdelen van werkzaamheden direct wie daadwerkelijk beschikbaar is.

• Verlof en afwezigheid zichtbaar naast afspraken en dossierwerk
• Bij nieuwe werkzaamheden rekening houden met de werkelijke bezetting

Zo helpt de planning voorkomen dat afspraken of werkzaamheden worden toegewezen aan iemand die op dat moment niet aanwezig is.

Eén gedeelde planning met verschillende toegangsrechten

Niet iedere medewerker hoeft dezelfde informatie te kunnen bekijken of wijzigen. Met gebruikersrechten kan worden bepaald welke onderdelen van de planning voor verschillende gebruikers toegankelijk zijn.

Afhankelijk van de inrichting kan bijvoorbeeld:

• een planner of manager het volledige overzicht beheren;
• een teamleider een bepaalde afdeling bekijken;
• een medewerker zijn eigen planning raadplegen;
• een gebruiker alleen leesrechten krijgen.

Hierdoor kunt u één centrale planning gebruiken en tegelijkertijd bepalen wie welke planningsinformatie kan zien of aanpassen.

Ook vergaderruimtes en andere resources plannen

Bij een afspraak heeft u soms meer nodig dan alleen een beschikbare medewerker. Ook materiële resources kunnen in PlanningPME worden gepland.

• Vergaderruimtes en spreekkamers
• Bedrijfswagens
• Gedeelde werkplekken
• Andere gemeenschappelijke middelen

Door reserveringen in dezelfde planning op te nemen, ziet u wanneer een ruimte of resource al in gebruik is. Dat helpt dubbele reserveringen te voorkomen.

Van Excel naar een centrale juridische planning

Veel organisaties beginnen hun planning in Excel of combineren verschillende persoonlijke agenda’s. Dat werkt zolang het aantal medewerkers, cliënten en dossiers beperkt blijft.

Bij groei ontstaan vaak bekende problemen:

• verschillende versies van de planning;
• weinig inzicht in de totale capaciteit;
• veel handmatig afstemmen;
• afspraken die moeten worden nagezocht;
• onduidelijkheid over wie aan welk dossier werkt;
• moeilijk zicht op toekomstige werkdruk.

PlanningPME brengt deze informatie samen in één visuele en gedeelde planning.

PlanningPME naast uw juridische software

PlanningPME is geen documentmanagement- of juridisch dossierbeheersysteem. Uw bestaande software kan gewoon gebruikt blijven worden voor bijvoorbeeld:

• juridische documenten en correspondentie;
• dossierinhoud;
• declaraties en urenregistratie;
• financiële administratie.

PlanningPME richt zich op de operationele planningsvraag: wie werkt wanneer aan welke cliënt, opdracht of dossier?

Via import, export, API en integratiemogelijkheden kan PlanningPME naast andere bedrijfssystemen worden gebruikt. Welke gegevensuitwisseling mogelijk is, hangt af van de systemen en de gekozen inrichting.