Planningssoftware voor beveiligingsbedrijven

Grip op wisselende diensten en roosters

Veel beveiligingsorganisaties werken met avond-, nacht- en weekenddiensten en verschillende soorten roosters. PlanningPME helpt u om deze diensten overzichtelijk in te plannen en te zien hoe de bezetting over een dag, week of langere periode verdeeld is.

• Ochtend-, avond- en nachtdiensten
• Objectbeveiliging en mobiele surveillance
• Evenementen en winkelbeveiliging
• Receptie- en toegangscontrole
• Tijdelijke opdrachten en persoonsbeveiliging
• Interne werkzaamheden en opleidingen

De planning kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of over een langere periode worden bekeken.

De juiste beveiliger op de juiste opdracht

Niet iedere beveiliger kan voor iedere opdracht worden ingezet. Er kunnen verschillende kwalificaties, vaardigheden of andere vereisten nodig zijn.

In PlanningPME kunt u vaardigheden en competenties aan medewerkers koppelen en daar bij het plannen rekening mee houden.

• Opleidingen en certificaten
• Specialisaties en ervaring
• Specifieke bevoegdheden
• Talen en rijbevoegdheden
• Andere relevante kwalificaties

Bij het verdelen van een dienst kunt u daardoor kijken wie beschikbaar is én bij de opdracht past.

Beveiliging per klant en locatie plannen

Beveiligingsbedrijven werken vaak voor meerdere opdrachtgevers en op verschillende locaties. In PlanningPME kunt u werkzaamheden koppelen aan klanten en projecten en de planning hierop filteren.

Zo ziet u bijvoorbeeld welke beveiligers zijn ingepland bij:

• bedrijfspanden en kantoren;
• evenementen en winkelcentra;
• bouwlocaties en industrieterreinen;
• zorginstellingen;
• tijdelijke beveiligingsopdrachten.

Dat maakt het eenvoudiger om vanuit de medewerker, opdrachtgever of locatie naar de planning te kijken.

Snel reageren op ziekte en onverwachte wijzigingen

Een beveiliger meldt zich ziek vlak voor een dienst. Dan wilt u direct weten: wie is beschikbaar én geschikt om deze dienst over te nemen?

PlanningPME geeft inzicht in beschikbaarheid en vaardigheden, waardoor u sneller naar een vervanger kunt zoeken.

• Beschikbare medewerkers zoeken voor een opengevallen dienst
• Rekening houden met de benodigde vaardigheden
• Een dienst verplaatsen of aan een andere medewerker toewijzen

Zo hoeft de planner niet verschillende roosters, agenda’s en personeelslijsten naast elkaar te leggen.

Verlof en afwezigheid direct zichtbaar

Vakantie, ziekte, opleidingen en andere afwezigheden hebben direct invloed op uw beschikbare bezetting. Deze afwezigheid kan binnen dezelfde planning worden weergegeven.

• Afwezigheid zichtbaar naast de geplande diensten
• Bij het maken van het rooster rekening houden met de daadwerkelijke beschikbaarheid

Dat verkleint de kans dat iemand wordt ingepland terwijl hij of zij op dat moment niet inzetbaar is.

Terugkerende beveiligingsdiensten plannen

Veel beveiligingsopdrachten keren volgens een vast patroon terug. Bijvoorbeeld iedere nacht, ieder weekend of op vaste dagen bij dezelfde opdrachtgever.

Met terugkerende boekingen hoeft u zulke diensten niet telkens opnieuw handmatig aan te maken.

• Een terugkerend patroon vooraf vastleggen
• Individuele diensten later aanpassen wanneer dat nodig is

Dat bespaart handmatig planwerk bij langdurige beveiligingsopdrachten.

Voorkom dubbele planning

Wanneer meerdere planners met dezelfde medewerkers werken, kunnen fouten gemakkelijk ontstaan. PlanningPME controleert de beschikbaarheid van resources en kan waarschuwen wanneer een medewerker al op een overlappend tijdstip is ingepland.

• Beschikbaarheid controleren bij het inplannen
• Overlappende boekingen eerder signaleren

Dat helpt wanneer meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd personeel nodig hebben en planners dezelfde medewerkers inzetten.

Inzicht in bezetting en werklast

Een rooster moet niet alleen gevuld zijn. Het werk moet ook goed over het team worden verdeeld. Met PlanningPME krijgt u inzicht in de geplande werkzaamheden en werklast van uw medewerkers.

Zo kunt u sneller zien:

• waar nog open diensten zijn;
• welke medewerkers ruimte hebben;
• waar de bezetting krap wordt;
• hoe werkzaamheden over het team zijn verdeeld;
• hoeveel capaciteit u in een bepaalde periode beschikbaar heeft.

Dat maakt het eenvoudiger om vooruit te plannen en tijdig actie te ondernemen wanneer extra capaciteit nodig is.

Ook voertuigen en andere middelen plannen

Bij bepaalde beveiligingsopdrachten zijn ook voertuigen of andere middelen nodig. PlanningPME kan naast menselijke resources ook materiële resources plannen.

• Surveillancevoertuigen en bedrijfswagens
• Apparatuur
• Ruimtes
• Andere gedeelde middelen

Hierdoor ziet u in dezelfde planning of zowel de beveiliger als het benodigde middel beschikbaar is.

Eén centrale planning voor planners en beveiligers

Met PlanningPME Web Access kan de planning via een webbrowser worden geraadpleegd. Met gebruikersrechten bepaalt u welke informatie iedere gebruiker mag zien of wijzigen.

Afhankelijk van de inrichting kan bijvoorbeeld:

• een planner de volledige beveiligingsplanning beheren;
• een teamleider zijn team bekijken;
• een beveiliger zijn eigen planning raadplegen;
• een gebruiker alleen leesrechten krijgen.

Hierdoor werkt de organisatie vanuit één actuele planning, terwijl niet iedere gebruiker toegang hoeft te hebben tot alle informatie.

Van Excel naar professionele beveiligingsplanning

Veel beveiligingsbedrijven beginnen hun personeelsplanning in Excel of Outlook. Dat kan bij een klein team prima werken. Maar zodra het aantal medewerkers, opdrachtgevers, locaties en wisselende diensten groeit, wordt de planning steeds ingewikkelder.

Bekende problemen zijn:

• meerdere versies van hetzelfde rooster;
• veel handmatig aanpassen;
• weinig inzicht in totale beschikbaarheid;
• lastig zoeken naar vervanging bij ziekte;
• dubbel geplande medewerkers;
• veel bellen en berichten bij roosterwijzigingen.

Op dat moment wordt een spreadsheet feitelijk gebruikt als gespecialiseerde planningssoftware. PlanningPME brengt de beveiligingsplanning samen in één centraal overzicht.